Pilier 3 de la gestion du temps : la concentration

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Le 3e pilier de la gestion du temps c’est notre capacité à nous concentrer. Ceux qui maîtrise cette capacité à se focaliser à 100%, le temps qu’ils veulent, sur une chose à la fois ont un avantage énorme en terme d’efficacité.

Cet article est le quatrième de ma série sur les 4 piliers de la gestion du temps (les articles précédents sont ici : introduction : les 4 piliers de la gestion du temps,  pilier1 de la gestion du temps : savoir ce qui est important pour soi, pilier 2 de la gestion du temps : être pro-actif).

Pilier 3 de la gestion du temps : la concentration

Pilier 3 de la gestion du temps : la concentration

La concentration vs. le multitâche

Alors déjà, clarifions les choses : le multitâche c’est faire 2 choses ou plus à la fois, ou passer et repasser rapidement d’une tâche à l’autre.

Vous avez peut-être déjà entendu cette idée et c’est tant mieux car c’est important : faire plusieurs choses à la fois (faire du multitâche) est contre-productif.

D’ailleurs le multitâche n’est souvent qu’une illusion, ce qu’on fait réellement, c’est passer d’une tâche à l’autre très rapidement. Et en réalité, on est donc jamais en train de faire 2 choses à la fois (en ce qui concerne notre esprit conscient, puisqu’il ne peut traiter qu’un nombre limité d’informations à la fois : entre 4 et 7).

Tout ce que le multitâche fait, c’est nous donner l’impression de faire plein de choses et donc l’impression d’être efficace. Mais ce n’est qu’une impression. Être occupé ou dans l’action ne signifie pas être efficace.

Toutes les études sur le sujet montrent que le multitâche n’est pas une façon efficace de travailler, au contraire.

Et si vous pensez ne pas être concerné car vous pensez être bon pour faire plusieurs choses à la fois, je dis attention : une étude récente d’une université de l’Utah (aux USA) montre que les moins bons en multitâche sont en fait ceux qui « multitâchent » le plus ! (cliquez ici pour voir l’article en anglais).

Je cite l’article en question :

« Les gens qui « multitâchent » le plus souvent ont l’illusion qu’ils sont meilleurs en multitâche que la moyenne, alors qu’en fait, ils ne le sont pas et sont souvent moins bons »

Voilà qui remet une nouvelle fois, les points sur les « i ».

Alors il y a certainement quelques vraies exceptions, cependant cette étude montre qu’il faut se méfier de nos propres impressions.

Il faut pouvoir mesurer et comparer ses résultats pour vraiment être certain de ses capacités en terme de multitâche.

Je doute que beaucoup de personnes fassent cet effort de réellement vérifier qu’ils sont meilleurs en multitâche qu’en prenant les tâches une par une et en les terminant avant de passer à la suivante… (et toutes les études encore une fois montrent le contraire)

Alors pourquoi est-on moins efficace lorsque l’on fait plusieurs choses à la fois ?

L’article précise que ceux qui multitâchent moins sont sans doute plus efficace car ils sont davantage capables de se concentrer complètement sur la chose qu’ils sont en train de faire.

Se concentrer

J’arrive ici donc sur mon 3e pilier : la concentration.

La concentration c’est cette faculté de porter volontairement son attention sur un sujet particulier, d’utiliser son focus sur une chose donnée.

Et vous l’avez sans doute constaté, se concentrer pour une période donnée sur une seule tâche est de plus en plus difficile dans cette société d’hyper-communication.

Il y a toujours un téléphone qui sonne, un email qui arrive, une personne qui vient nous interrompre, un écran allumé qui attire notre regard, et tout cela nous pousse constamment vers cette attitude multitâche.

Et parce que c’est difficile de se concentrer, ceux qui développent cette qualité ont un avantage considérable.

Une étude conduite par l’Institute of Psychiatry à l’Université de Londres (2005) montre que les travailleurs distraits par les emails et les coups de téléphone souffre d’une baisse de QI supérieure à celle que l’on trouve chez les fumeurs de marijuana !

Une autre étude, de l’Université de Californie, a montré que lorsque l’on travaille sur une tâche qui demande un certain niveau de concentration, si l’on est interrompu dans cette tâche par un coup de téléphone ou une interruption similaire, il nous faut ensuite 25 minutes (!!) pour retrouver le même niveau de concentration et donc d’efficacité.

Vous l’avez compris, les interruptions sont le fléau de la concentration.

Limiter les interruptions

L’étude du premier article dont j’ai parlé au dessus suggère aussi que les personnes qui font souvent du multitâche le font le plus souvent non pas parce qu’ils en ont la capacité mais parce qu’ils sont moins capables de bloquer les distractions et de se focaliser sur une seule tâche.

Et c’est donc sur ce levier – bloquer les distractions – qu’il faut commencer à agir pour créer autour de soi un environnement plus propice à la concentration.

Alors on va utiliser ici notre proactivité pour :

1 – Développer notre assertivité

C’est à dire être capable d’affirmer ses opinions et notamment être capable de dire « non » à certaines sollicitations qui peuvent paraître urgentes (pour les autres) mais qui ne sont pas importantes pour nous au moment où nous avons besoin de concentration.

Il est nécessaire pour cela de connaître ses priorités, et donc de savoir ce qui est vraiment important pour soi.

2 – Limiter physiquement les interruptions

Cela peut être de simplement éteindre son portable à certaines heures de la journée (quitte à en informer nos interlocuteurs potentiels), désactiver toutes les notifications d’emails, ou mieux encore fermer son logiciel de gestion des emails à chaque fois que l’on n’en a pas besoin et notamment lorsque l’on veut avancer avec efficacité sur une tâche donnée.

A propos des emails d’ailleurs, il est conseillé de traiter tous ses emails d’un coup, et le faire une ou deux fois par jour maximum.

Évidemment ça dépend de votre travail, ce n’est pas toujours possible, mais on peut pratiquement toujours faire mieux et réduire le nombre de fois où l’on vérifie ses emails chaque jour.

Actuellement je traite mes emails 2 ou 3 fois par jour, et c’est encore une fois de trop à mon avis, mais ça me permet déjà d’être beaucoup plus organisé et cela favorise une meilleure concentration le reste du temps.

Augmenter sa capacité de concentration…

Par ailleurs, la concentration, comme n’importe quelle capacité ou qualité, ça peut se travailler, ça peut se développer.

Alors il existe une technique toute simple qui est de se donner un temps précis pour faire une tâche.

Et ce qui est intéressant avec cette technique c’est qu’en même temps qu’on entraine et développe sa concentration, on augmente aussi son efficacité (on est plus efficace lorsque l’on se donne un délai pour faire une tâche, c’est la loi dite  « de Parkinson » : un travail prend tout le temps qu’on lui donne pour être fait).

C’est cette technique qu’on utilise par exemple avec la méthode dite « pomodoro » où l’on décompose ses tâches en périodes de 25 minutes, et où l’on utilise un minuteur.

Cependant je considère que 25 minutes c’est trop court pour les tâches qui requièrent un effort et une concentration intense.  L’étude dont je parlais ci-dessus (selon laquelle il faut 25 minutes après une interruption pour retrouver un niveau de concentration optimal) me conforte dans cette position.

Mais bien sûr cela dépend des tâches et des personnes, et de votre capacité à entrer rapidement dans un état de concentration intense.

Si l’on n’est pas habitué, il peut être intéressant de commencer avec des périodes vraiment courtes (5-10-15 min).

Puis en progressant, on peut tester quelle durée est la meilleurs pour soi, et essayer d’augmenter cette durée pour profiter au maximum de l’élan que nous donne la concentration que l’on développe sur une tâche.

On considère que chez la plupart des gens, le temps de concentration optimal est de 45 minutes (au delà notre attention baisse), mais on peut aussi avec de l’entrainement faire plus.

(Pour aller plus loin dans l’idée de développer et favoriser votre concentration avec des techniques, vous pouvez aussi relire cet article : 3 outils pour doubler votre efficacité)

… pour atteindre l’état de flow

La concentration est une caractéristique de l’état de « flow », décrit par Mihaly Csikszentmihalyi, état dans lequel on est se focalise sur un objectif précis, dans le moment présent,  dans lequel on est productif, efficace, satisfait, aligné, absorbé dans son activité et où le temps semble passer beaucoup plus vite.

Cet état est tellement agréable, et on y est tellement efficace qu’on le qualifie d’expérience optimale.

En développant notre capacité de concentration, on s’ouvre les portes de cet état, source de satisfaction importante et où l’on peut vraiment faire l’expérience du bonheur dans le moment présent, tout en travaillant et en appréciant vraiment le chemin sur lequel on avance.

Alors bien sûr, comme on l’a vu plus haut avec un temps de concentration optimal de 45 minutes, il est difficile, et parfois même épuisant, de rester concentré longtemps.

C’est la raison pour laquelle il est particulièrement important de ne pas oublier et de bien gérer ses phases de repos pour pouvoir être efficace sur la durée. Le repos sera justement le sujet du prochain article de la série…

En attendant, entrainez-vous à développer votre concentration !

 

 

A lire également :

  • Connie Singleton

    , le 26 avril 2013 à 12 h 08 min

    Qu’on soit au travail ou à l’école, ces flottements de l’esprit sont fréquents. On voudrait être maître de sa pensée, mais des idées nous prennent par surprise, ou n’arrivent pas à être réveillées. On pourrait résumer et diviser ces problèmes de concentration en deux catégories : soit nous nous laissons submerger par d’autres pensées, soit nous sommes distraits et oublions celles auxquelles nous devrions penser.
    Lisez mon dernier article : No last blog posts to return.

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