Cet article participe à l’évènement « Boostez votre efficacité » a l’initiative de de Cédric Vimeux sur le blog Virtuose-Marketing.com

Pour bien s’organiser et être efficace, il est important d’optimiser son environnement. Je recommande dans cet article de mettre en place 3 outils très simples pour booster votre efficacité en augmentant votre capacité de concentration.

3 outils pour booster son efficacité :)
3 outils pour booster son efficacité :)


1 – La magie du limiteur de temps

C’est bien connu, plus on a de temps pour effectuer une tâche, plus  on prend du temps pour la faire. Il suffit donc souvent de limiter son temps pour une tâche donnée pour booster son efficacité et terminer une tâche beaucoup plus rapidement.

Pour limiter son temps sur une tâche, rien de tel qu’un minuteur. Cette idée n’est pas nouvelle mais malgré sa très grande efficacité, elle n’est pas tellement utilisée.

Cela peut être un minuteur de cuisine : pas cher et facile à déplacer partout avec soi. Mais si vous travaillez principalement sur votre pc, alors un petit programme minuteur gratuit peut faire l’affaire.

Personnellement j’utilise un gadget de Google Desktop (sous vista) : simple et hyper efficace (il s’appelle Countdown timer).

Gadget Minuteur Google Desktop
Gadget Minuteur Google Desktop

Tout le monde n’a pas forcément envie d’avoir Google Desktop (un projet qui n’est d’ailleurs plus maintenu par Google) sur son bureau de pc, mais il y a des alternatives comme focus booster : une petite application indépendante (qui fonctionne aussi sur mac).

J’avais renoncé à ce logiciel dans sa première version car la durée maximale était limitée à 40 min. Ils ont eu la bonne idée de corriger cela, on peut maintenant mettre la durée que l’on veut, jusqu’à 90 min. Je conseille donc fortement ce petit programme.

Focus Booster
Focus Booster

Quelle durée choisir pour une tâche ?

Il faut déjà savoir que la  durée de concentration peut être développée avec de l’entraînement.

On peut bien sûr adapter la durée d’une période de travail à chaque tâche, mais je conseillerai plutôt la régularité en utilisant toujours la même durée, quitte à utiliser 2 périodes de travail pour une tâche (ou effectuer plusieurs petites tâches, une par une, sur une période de travail).

Le tout est de trouver sa propre durée optimale qui peut varier d’une personne à une autre. Si vous avez tendance à faire du multi-tâches, alors vous avez sans doute du mal à rester concentré longtemps.

Dans ce cas, il vaut sans doute mieux commencer doucement en se donnant seulement 20 min pour chaque période de travail (et arrêter le multi-tâches qui est contre-productif). On peu ensuite augmenter peu à peu la durée de ces périodes, jusqu’à ce qu’on trouve son rythme idéal.

Pourquoi allonger peu à peu la période de travail ?

Parce que des études ont montré qu’il faut environ 20 min pour se (re)concentrer parfaitement sur une tâche intellectuelle après avoir été distrait, ou après une pause. Il faut donc profiter le plus possible de cette concentration optimale quand vous l’avez atteinte.

Le célèbre marketeur américain Eben Pagan dans son programme d’organisation et de gestion du temps « Wake Up Productive » propose ainsi des plages de 50 min avant de faire une pause de 10 min (ou plus longue après 2 périodes de travail).

N’oubliez pas de faire une pause entre chaque période de travail. C’est absolument nécessaire pour rester efficace toute la journée. Et fixez-vous aussi une durée limitée pour les pauses (avec le minuteur même, si vous êtes du genre à vous relâcher trop longtemps après une période de travail).

Certains trouveront peut-être l’utilisation d’un minuteur extrême, cependant :

  1. C’est vraiment efficace (et c’est de ça qu’on parle, non ? :) )
  2. Il faut l’utiliser non pas pour le regarder constamment (ce qui peut être stressant ou perturbant), mais simplement pour se libérer la tête de toutes les autres choses.

On sait que pendant cette période prédéfinie, on doit se focaliser uniquement sur cette tâche. Ce qui semble être a priori une contrainte devient en fait très libérateur : vous n’avez plus à surveiller l’heure, ni à penser à autre chose, tout le reste attendra.

2 – La simplicité de la liste de tâches

La liste de tâches est outil très simple, qui est sans doute utilisé par beaucoup d’entre-vous mais peut-être pas de manière optimale. Je conseille la liste de tâches journalières, remise à zéro tous les jours (pour ne pas être découragé par des tâches qu’on aurait pas eu le temps de faire).

Là encore, j’utilise un gadget de Google Desktop : « Tâches à effectuer ». Très simple et donc très rapide à utiliser, pas de perte de temps.

Gadget Liste de tâches - Google Desktop
Gadget Liste de tâches – Google Desktop

Cet outil répond parfaitement à ma façon de voir les choses : il n’y a pas à gérer les priorités des tâches, simplement à les mettre dans l’ordre (on peut changer l’ordre des tâches avec la souris). Quand une tâche est terminée, on la coche et elle rejoint toute seule les tâches accomplies en en bas de la liste.

On peut aussi toujours gérer sa liste journalière sur une feuille de papier. Le principal défaut est qu’il faut changer de feuille assez souvent pour que la liste reste bien claire, mais la feuille à aussi l’avantage d’être accessible même quand votre ordinateur est éteint.

Si vous préférerez avoir un logiciel qui offre plus d’options, vous pouvez trouver une application « todo-list » gratuite plus complète (en anglais) ici.

Si vous avez besoin de gérer un agenda, alors je conseille Essential PIM qui inclue plusieurs outils très pratiques (agenda, liste de tâches, notes, gestionnaire de mots-de-passes).

EssentialPim
EssentialPim 

Ce logiciel inclue aussi la gestion des emails mais si vous travailler seul ou en petit comité (donc sans avoir à gérer beaucoup de réunions) je déconseille l’utilisation des emails dans le même programme que son agenda. En effet, les emails sont une forte source de distractions.

En séparant emails et agenda, vous pouvez ouvrir et consulter sur votre agenda tout en ayant votre gestionnaire d’emails fermé (pas d’alerte emails => moins de distractions).

La gestion des emails doit d’ailleurs être une tâche à part entière. Et cette tâche ne devrait être effectuée dans l’idéal qu’une ou deux fois par jour, si votre activité le permet bien sûr (ça vaut d’ailleurs le coup de vraiment se poser la question).

Dernier conseil très important : ajouter systématiquement dans votre liste de tâches, « planification des tâches pour demain » , en dernier sur la liste (à faire avant de quitter sont travail, ou avant d’aller se coucher).

En planifiant ses tâches la veille, on augmente considérablement la probabilité de les réaliser le lendemain. Parce qu’on y a réfléchi la veille quand on était encore « chaud », on sait dès le réveil ce que l’on doit faire.

Notre esprit (conscient et inconscient) est déjà prêt à réaliser les tâches planifiées. Cela peut facilement vous faire gagner 30 min chaque jour, voire plus si vous êtes comme moi un peu lent au démarrage le matin…

3 – Le « coach post-it »

Avez-vous un coach ? Si oui, alors vous savez qu’un coaching apporte énormément de valeur.

Un des avantages (parmi d’autres) du coaching, c’est la responsabilisation. Vous savez qu’à la prochaine séance, vous allez devoir dire si vous avez avancé sur ce projet… ou pas. Et ainsi, à moins de faire preuve de mauvaise volonté, vous êtes naturellement amené à avancer dans vos projets.

Et si vous mettiez un « coach » sur votre bureau ou votre écran…? :)

En fait je me suis inspirée pour ceci d’une idée présentée par Tim Ferris (dans son célèbre livre : « La semaine de 4 heures »).

Il suffit de placer sur son écran ou sur son poste de travail un post-it avec un message ou une question motivante ou responsabilisante dessus :

Est-ce que je suis efficace en ce moment ?

A chaque fois que vos yeux vont se poser sur ce post-it, vous allez vous sentir obligé, ou incité à vous remettre au travail, ou continuer sur votre lancée si vous êtes déjà en train de travailler.

Un post-it pour rester concentré
Un post-it pour rester concentré

Un des problèmes des post-it cependant, c’est la faculté qu’à notre cerveau à effacer ce qu’il voit toujours à la même place. Aussi, après quelques jours, on n’y fait plus attention, il est alors très judicieux de changer la place du post-it. Puis vous pouvez changer sa couleur. Puis changer la phrase sur le post-it.

Voici des exemples de questions que vous pouvez utiliser pour vous motiver, pour vous recentrer :

  • Suis-je efficace en ce moment ?
  • Qu’est-ce que je DOIS faire maintenant ?
  • Qu’est-ce qui est le plus important maintenant ?
  • Suis-je productif ?

Écrire à la 1ere personne semble plus efficace pour moi, mais vous pouvez tester aussi en utilisant « tu/vous » (« Es-tu efficace en ce moment ? »)

Ainsi, en établissant une rotation des phrases, des positions, et des couleurs des post-its, vous gardez le message toujours bien visible pour votre cerveau.

Conclusion

La cumulation de ces 3 outils crée un environnement de travail simple mais très efficace. Le minuteur et le post-it ont un rôle similaire d’aide à la concentration, mais avec aussi leur particularité :

  • Le minuteur permet de donner une régularité à vos périodes de travail (sans pour autant commencer  forcément toujours à la même heure)
  • Le post-it fait aussi la liaison avec la liste de tâche, puisque si on termine une tâche, on reste grâce à lui focalisé sur ce qu’il y a à faire ensuite
  • La liste vous permet de toujours savoir ce que vous devez faire, au jour-le-jour

Si vous n’utilisez pas déjà ces outils, les mettre en place vont vous permettre de (au moins) doubler votre productivité, pour un coût presque nul.

Un élément clé reste bien sûr de créer une habitude pour que leur utilisation devienne automatique. Il est d’ailleurs possible qu’une fois les habitudes bien ancrées, le post-it devienne inutile. On peut alors le garder en réserve pour rebooster sa motivation et son focus de temps en temps.

Enfin, éliminez tout le reste de votre bureau, c’est à dire tout ce que qui n’est pas absolument nécessaire. Libérez au maximum les espaces. Éliminez les autres post-its (si ce sont des rappels de choses à faire, elles doivent être reportées dans la liste de tâches).

Plus vous éclaircirez votre environnement de travail, plus vous éliminerez les sources de distractions et éclaircirez votre esprit, ce qui facilitera votre concentration.

Vous avez ici 3 outils et quelques conseils qui forment un système simple mais terriblement efficace pour booster votre productivité. Mettez-les en place et testez-les pendant 30 jours !

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  9 commentaires à “3 outils pour doubler votre efficacité”

  1. Article très intéressant, merci et félicitations à son auteur

     
  2. Héhé, j’avais oublier la technique du post-it dont Tim Ferriss parle.

    Merci de me l’avoir rappelé, je vais pouvoir l’utilisée dès demain.

     
    • Bonjour Philippe,
      Merci pour le commentaire et bienvenue ici !
      Oui, cette technique du post-it, c’est tout bête, mais très efficace pour se concentrer et rester concentré.
      Benoît

       
  3. Bonjour Benoit

    Ton article est très bien écrit et tu offres des solutions pour le minutage et des solutions pour la gestion des tâches.

    Je n’utilises plus le minutage personnellement car je m’arrêtais parfois en plein élan, ça devenait donc quelque chose d’agressant pour moi.

    Pour la liste de tâche j’utilisais la liste google incluse dans mon gmail mais elle était un peu trop prêt de mes courriels ;-) , je ne pouvais m’empêcher de jeter un oeil sur les derniers reçus.

    J’utilise maintenant un petit fichier bloc-note pour noter mes tâches, ça fait le travail.

    Je note mes accomplissements journaliers dans un brouillon gmail en regardant mes courriels à la fin de la journée, c’est ma petite récompense! Je peux ensuite admirer le travail accomplit à l’occasion.

    Je suis aussi à libérer mes espaces chez-moi, je ré-organise mon bureau pour qu’il soit plus aéré. Libérer l’espace, libère aussi l’esprit

    Salutations

    Gino

     
  4. Salut Gino,
    Bienvenue sur le blog, et merci pour ce retour d’expérience intéressant.
    Je ne note pas mes accomplissements le soir, mais je regarde ma liste de tâches cochées pendant la journée :) .

    Mais c’est une bonne idée pour quand on passe par une période difficile de retourner voir ses réalisations passées.

    Avec le minuteur, il faut rester souple quand même pour ne pas travailler sous de trop fortes contraintes, même si je pense que cela offre un cadre intéressant.
    Ca m’arrive aussi de ne pas aller au bout du décompte, on est pas des robots :) .

    Je ne l’utilise pas pour tout d’ailleurs, je voulais développer cela dans l’article mais ça commençait à faire long alors j’ai renoncé pour me focaliser sur les techniques.

    Je pense qu’il faut l’utiliser comme une protection : quand le minuteur « tourne », on est « protégé » de toute interruption. C’est surtout ça qui est important, avec l’idée qu’on est « libéré » du reste.

    La durée que l’on se fixe, c’est important aussi, mais un peu moins, il vaut mieux travailler efficacement pendant 20-30 min à 100% sur une tâche que faire un peut de tout en même temps (c’est à dire presque rien) pendant 45 min.

    Par contre si on manque de motivation au départ, le minuteur peut être contre-productif. Il ne faut pas qu’il soit vu comme une contrainte, or ça sera sans doute le cas si la motivation n’est pas au rendez-vous. Mais c’est un autre sujet…

    Le minuteur doit rester un partenaire :) .

    En gestion du temps, il faut toujours adapter les solutions proposées à sa personnalité. C’est pour ça que je dit de tester pendant 30 jours à la fin de l’article car cela ne marchera sans doute pas pour tout le monde… Mais pour en être certain, il faut tester suffisamment longtemps.

    Bonne journée !
    Benoît

     
  5. J’ai adoré. C’est très bien, bonne idée !
    Rosely

     
  6. @Benoit

    Merci pour la bienvenue, il est vrai que ton 30 jours d’essai permettra de savoir si cela nous convient.

    essayez 2-3 jours une technique ce n’est pas assez pour en mesurer les bienfaits

    Salutations

    Gino

     

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