Améliorer son organisation : plan d’action

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On me pause souvent la question : comment mieux s’organiser lorsque on n’a même pas le temps d’y penser ? Voici un premier plan d’action global pour mieux s’organiser.

Mieux s'organiser - plan d'action

Mieux s’organiser – plan d’action

Voici un premier plan d’action que je vous propose (et que je vous invite à éventuellement adapter à votre situation) :

1 – Déterminez votre objectif : si vous pouviez dégager du temps tous les jours ou toutes les semaines, à quelles activités concrètes le consacreriez-vous ?

Qu’est ce qui est le plus important pour vous dans toutes ces idées/activités ? Qu’est-ce qui vous donne le plus de satisfaction personnelle ou de bonheur ?

2 – Déterminer une activité pas très importante de votre quotidien ou de votre semaine que vous pouvez mettre « sur pause » pendant quelque temps (exemple : télévision / cinéma / lecture du journal / lecture de livres)

(on pourrait déjà presque s’arrêter là en remplaçant cette activité par celle qui vous tient vraiment à cœur, mais je vous propose de creuser vraiment en profondeur pour mieux vous connaître et gagner encore plus de temps)

3 – Utilisez le créneau de temps ainsi dégagé (en arrêtant cette activité peu importante) pour vraiment analyser l’utilisation de votre temps actuellement et répondre de façon la plus précise possible : comment passez-vous vraiment vos journées ? (combien de temps pour chacune de toutes vos activités, du levé au couché, et notez aussi votre temps de sommeil).

Si vous n’êtes pas certain du temps passé dans certaines activités, prenez une semaine pour noter de façon précise (en portant avec vous un carnet de notes ou avec une application pour smartphone) la façon exacte dont vous passez votre temps chaque jour. Notez-y absolument tout.

4 – Faites le bilan : combien de temps passé dans les activités professionnelles ? Combien de temps passé dans les activités de loisirs ? Combien de temps passé pour le sommeil, le repos, les repas ?

On entend parfois qu’il faut dans l’idéal passer 8 heures dans des activités de repos, 8 heures dans les loisirs, et 8 heures dans le travail.

Ce n’est pas forcément l’idéal pour tout le monde mais c’est sans doute une bonne façon de se repérer et de jauger sa situation pour rééquilibrer ses activités.

Comment pourriez-vous concrètement équilibrer le temps passé dans ces différents domaines ?

5 – Quelles activités vous prennent le plus d’énergie ? (On peut aussi les séparer en 2 : énergie mentale et énergie physique)

6 – Quelles sont les activités qui ne sont effectivement pas nécessaires ?

Sans avoir à abandonner certains loisirs, on peut souvent en réduire la durée ou la fréquence, sans perte de bien-être, je pense notamment à la télévision qui nous mange vraiment notre temps (et notre cerveau ?)

7 – Recherchez les tâches répétitives : comment les automatiser ?

Dans certains cas, investir peut vraiment valoir le coup… dans d’autres cas, il n’est même pas besoin d’investir…

8 – Comment pouvez-vous rendre les tâches rébarbatives plus agréables ?

9 – Recherchez les tâches qui peuvent être regroupées à un même moment

(par exemple : planifier ses repas et achats pour regrouper au maximum les achats et limiter le temps passé dans les transports et dans les magasins)

10 – Quelles tâches pourraient être réalisées moins souvent (sans y passer beaucoup plus de temps à chaque fois)

11 – Quelles tâches pourraient être réalisées plus souvent et donc plus rapidement ? (en réduisant l’effort et le temps nécessaire pour s’y replonger)

On fonctionne beaucoup par habitude, donc une action que l’on répète régulièrement est souvent effectuée de façon plus efficace, surtout si elle ne demande pas de temps de préparation (ce sont souvent les mêmes activités que pour la question 8).

12 – Quelles tâches ne sont concernées par aucune des questions précédentes, comment quand même les effectuer plus rapidement (sans perte de confort, on n’est pas des robots non plus).

Notez-bien : ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de réponses évidentes aux questions qu’il n’est pas possible de quand même trouver une réponse…

Partez de la supposition qu’il est possible de gagner du temps vraiment partout, dans tous les domaines. Ce n’est peut-être pas toujours vrai, mais vous avez ainsi moins de chance de passer à côté d’une nouvelle idée pour optimiser votre organisation.

Évidemment, il y aurait encore beaucoup de choses à dire en terme de gestion du temps et d’équilibre de vie, mais ce premier plan d’action peut certainement vous aider à y voir déjà beaucoup plus clair dans votre organisation.

 Pour aller plus loin…

Si vous savez au fond que vous manquez toujours de temps est principalement dû à :

  • un manque d’engagement dans cette démarche d’organisation
  • un manque de persévérance : vos résolutions ont tendance à être rapidement abandonnées
  • un manque de soutien lorsque vous êtes débordé
  • un manque de recul ou de vision globale des choses
  • ou encore l’absence de jalons pour vous guider sur le chemin

alors une solution existe et a fait ses preuves aussi bien au niveau personnel que professionnel : le coaching individuel

Un accompagnement personnel va vous permettre notamment de :

  • vous engager dans un processus d’accompagnement bienveillant pour une évolution positive
  • prendre de la hauteur pour déterminer ce qui est vraiment au fond le plus important
  • déterminer de nouvelles idées pour gagner du temps
  • augmenter votre motivation pour effectuer les ajustement nécessaires
  • maintenir cette motivation sur la durée pour transformer l’optimisation de votre temps en une habitude automatique dans votre vie (et ainsi continuer à améliorer votre gestion du temps même après la fin de l’accompagnement).

Je vous propose un accompagnement personnalisé sur le thème de l’organisation personnelle : un coaching en 6 séances orienté sur la maîtrise de votre temps avec l’objectif de vous faire gagner des heures chaque semaine (et la tranquillité d’esprit qui va avec), le tout dans un meilleur équilibre de vie.

-> Cliquez ici pour vous lancer : je m’organise et je gagne du temps !

Et surtout tester le plan que je vous ai proposé ci-dessus ! Cela vous fera vraiment gagner du temps.

 

 

 

 

 

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